Análisis del DSNE en el Sistema de Facturación Electrónica
El concepto 1239 (011042), emitido por la DIAN el 26 de diciembre de 2024, se centra en el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE), pieza fundamental dentro del Sistema de Facturación Electrónica (SFE). Este análisis aborda los aspectos normativos y operativos que regulan la generación y transmisión del DSNE, poniendo especial énfasis en dos interrogantes esenciales:
- ¿La transmisión extemporánea del DSNE conlleva la imposición de sanciones específicas?
- ¿Puede la extemporaneidad en la transmisión afectar la deducibilidad de los costos y gastos asociados a la nómina?
Contexto Normativo
La DIAN, a través de sus directrices y resoluciones, como la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, establece que el DSNE es un requisito formal indispensable para que los contribuyentes puedan respaldar las deducciones de costos y gastos en el impuesto sobre la renta. Según dicha resolución, el DSNE debe ser transmitido dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente a la realización de los pagos de nómina. En casos en que existan errores en la documentación, se deben corregir mediante notas de ajuste, las cuales también deben ser remitidas en el mismo plazo.
El fundamento normativo se encuentra también en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET), el cual fue modificado por la Ley 2155 de 2021. Sin embargo, este artículo requiere una reglamentación posterior que, hasta el momento, no ha sido emitida. Por ello, la DIAN ha señalado que, en el régimen actual, no se contempla una sanción específica por la transmisión extemporánea del DSNE.
Análisis del Problema Jurídico
- Transmisión Extemporánea y Sanciones
El problema jurídico planteado gira en torno a si la no transmisión o la transmisión fuera del plazo establecido del DSNE genera sanciones. La respuesta de la DIAN es: La transmisión extemporánea DSNE no genera sanciones específicas. Esto se debe a que las disposiciones sancionatorias del artículo 616-1 del ET, modificadas por la Ley 2155 de 2021, aún no han sido reglamentadas en forma específica para este documento. En consecuencia, mientras no se establezcan normas precisas que regulen las sanciones por el incumplimiento del plazo, la DIAN no aplicará medidas por la extemporaneidad en la transmisión del DSNE.
2. Impacto en la Deducibilidad de Costos y Gastos
La deducibilidad de los costos y gastos relacionados con la nómina está ligada a la transmisión oportuna del DSNE. Este documento actúa como soporte esencial para acreditar la relación laboral y los pagos efectuados, lo que a su vez respalda las deducciones permitidas en la declaración de renta. Si el contribuyente realiza la transmisión extemporánea pero subsana la omisión antes de la presentación de su declaración de renta, y además demuestra la existencia de la relación laboral y los abonos correspondientes, la DIAN no debe desconocer la deducibilidad de estos costos y gastos. Esta interpretación se fundamenta en los principios de legalidad, primacía de la sustancia sobre la forma y debido proceso en materia tributaria, asegurando que errores formales no anulen obligaciones sustancialmente cumplidas.
No obstante, la situación cambia si el DSNE no se transmite y la omisión no es subsanada. En este caso, los costos y gastos que debieron estar respaldados por dicho documento no serán deducibles, lo que afectará directamente la carga tributaria del contribuyente.
Procedimientos para Subsanar la Omisión
En los casos en que el sistema impida la carga del DSNE de forma extemporánea, se ha dispuesto un mecanismo alternativo a través del portal PQRS de la DIAN. El contribuyente puede presentar una solicitud explicativa dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, en la cual se expongan las circunstancias que motivaron la omisión. Este procedimiento permite que la DIAN evalúe cada situación de manera individual y, en su caso, autorice la transmisión extemporánea, garantizando que los soportes de deducción sean aceptados si se cumplen las condiciones esenciales de relación laboral y pago.
Aunque enviar el DSNE fuera de plazo no genera sanciones directas según la normativa actual, hacerlo a tiempo es fundamental para que los costos y gastos de nómina sean deducibles. Si se corrige la omisión antes de declarar y se comprueba la relación laboral y los pagos, se mantienen las deducciones. Además, ante problemas técnicos, el contribuyente puede utilizar el portal PQRS de la DIAN para subsanar la falla.
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